CLUBSPIRE je na GDPR připravený. A vy s ním

Nezáleží na tom, jestli jste majitelem fitness centra, zákazníkem nějakého e-shopu nebo IT manažerem. Nové nařízení v podobě GDPR se dotkne všech bez rozdílu. CLUBSPIRE jako software musíme vybavit desítkami nových funkcí. Vy, jako naši klienti (a z pohledu GDPR správci dat) budete tyto funkce používat pro splnění povinnosti plynoucích z GDPR. Je to jenom na vás jako správci dat o svých zákaznících, jak data a funkce CLUBSPIRE využijete. A radíme vám, abyste si včas zjistili vše potřebné. Sankce za nedodržování GDPR šplahají k astronomickým 20 milionům euro či 4 % ročních tržeb společnosti.

V čem vám CLUBSPIRE pomůže

Abyste byli schopní ve svém podnikání splnit vše, co vyplývá z GDPR, připravili jsme pro vás modul (podobně jako EET), díky kterému vás nic nezaskočí. Musíte být totiž schopní splnit nejrůznější typy požadavků svých klientů, které doposud nebyly standardní a nebylo potřebné se jim věnovat. Od 25. května to ale bude vaše povinnost, a proto jsme pro vás nachystali modul, který vám tuto práci výrazně ulehčí. Pokud o něj máte zájem, kontaktujte nás na e-mailu obchod@clubspire.com.

CLUBSPIRE modul pro GDPR obsahuje:

• možnost definovat vlastní typy souhlasů včetně délky platnosti, na klientské kartě bude možné souhlasy udělit/zneplatnit a neplatné souhlasy budou automaticky expirovat

• Dále bude možné do online registrace přidat vybrané souhlasy, v online rezervacích přibude nová sekce "Soukromí", kde bude uvedený Vámi stanovený text týkající se zpracování osobních údajů dle GDPR.

• V odesílání e-mailu bude možné příjemce filtrovat i dle souhlasů. Do patičky všech e-mailů se umístí definovaný text (informace o zpracovateli/správci dat, možnost odhlášení newsletteru a podobně), text si budete moci sami definovat.

• Bude zaslaný dodatek ke smlouvě upravující smluvní závazky obou stran dle definice GDPR (na této smlouvě mezi INSPIRE/CLUBSPIRE a klientem zatím pracujeme).

• Zálohování databáze bude probíhat šifrovanou podobou.

• Defaultně (po aktualizaci, která proběhne v druhé polovině května) budou souhlasy nastavené jako neplatné.

• Právo na přenositelnost, zapomenutí a výmaz budou dle naší analýzy klienti požadovat v minimu případů, a proto zatím budou řešeny technickou podporou.

Cena modulu záleží na tom, zda máte odkoupenou licenci nebo platíte měsíční poplatek. Proto kontaktujte naše obchodní oddělení, který s vámi vše vyřeší na míru.

A čeho přesně se GDPR týká?

V první řadě si musíte uvědomit, co patří mezi osobní údaje, okolo nichž se to vlastně celé točí. Jsou to data, díky kterým identifikujete daného člověka. Patří mezi ně jméno, příjmení, adresa, datum narození, e-mail, telefonní číslo, IP adresa, cookies a fotografie. Speciální místo zaujímají také biometrické a genetické údaje a podpis.

Abyste mohli s GDPR dále pracovat, poskytne vám CLUBSPIRE možnost zpracovat následující požadavky klientů. Jak tyto možnosti využijete, je už ale jenom na vás.

Práce se souhlasy

Na potřebná místa přidáme checkboxy, jejichž zaškrtnutím bude uživatel souhlasit se zpracováním údajů a jejich využitím pro konkrétní účely (například odběr newsletteru). Budeme také schopní prokázat, že toto políčko uživatel zaškrtnul, a tím udělil příslušný souhlas. Pokud se následně rozhodne, že nadále s něčím takovým nesouhlasí, má obsluha vašeho centra nebo případně i sám klient ve svém profilu možnost tento souhlas odvolat.

Exporty dat

Potřebujete stáhnout data o svých klientech a předat je například marketingové agentuře? Zajistíme vám možnost exportovat pouze ta data, která mají v danou dobu platný souhlas se zpracováním údajů.

Logování zpracování dat

Když se jednoho dne váš klient rozhodne, že chce vědět všechno o tom, jak jste zpracovávali jeho údaje, musíte být jako centrum schopní mu tyto informace poskytnout. CLUBSPIRE software bude vaši aktivitu práce s daty zaznamenávat a vy to následně budete schopní ukázat klientovi.

Automatické vymazání starých dat

Nepotřebná data máte podle nařízení GDPR povinnosti vymazat. Jakmile už data nepotřebujete nebo jsou stará několik let, nesmíte je uchovávat. Výjimku tvoří případy, kdy data potřebujete například pro daňovou evidenci či finanční úřad. Tehdy je mazat nemůžete. Po uplynutí stanovené lhůty pro uchování dat, je ale třeba je vymazat. A to vám CLUBSPIRE umožní.

Dodatečné získání souhlasu

Všichni noví klienti souhlasí s tím, že budete zpracovávat jejich data konkrétním způsobem, ale vy to potřebujete dle požadavků GDPR potvrdit i od těch stávajících. V tom případě je například při vstupu do centra vyzvěte k opakovanému udělení souhlasu.

Právo na přístup k údajům

Váš klient má právo vyžádat si všechny osobní údaje, které o něm uchováváte. Počítáme s tím, že takové případy budou nastávat zřídka, proto nebudeme tento proces automatizovat. Jakmile k tomu dojde, obraťte se na naši technickou podporu a my váš požadavek zpracujeme.

Právo na přenositelnost

Právo na přenositelnost hovoří o možnosti exportovat data o klientovi do nějakého strojově zpracovatelného formátu (ku příklad CSV) a možnosti mu je zaslat. V tomto případě kontaktujte naši technickou podporu, která pro vás takový export připraví.

Povinnost informovat

Součástí každého vašeho e-mailu nebo webu musí být informace o zpracovateli a správci dat, tedy o vás. Podobně už funguje například cookie lišta. Kromě téhle lišty budete muset do patičky svého webu přidat také informaci o zpracování údajů dle GDPR. Obdobně tuto informaci automaticky připojujte do záhlaví e-mailů. Znění tohoto textu si včas zajistěte u vašeho právníka.

Právo na zapomenutí

Pár let musíte data o svém klientovi uchovávat, ale po jejich uplynutí už ne. Klient se ale může rozhodnout i před uplynutím této doby, že nechce, abyste měli jakákoliv jeho data. A vy musíte být schopní je vymazat. I v tomto bodě ale platí, že pokud data potřebujete pro jiný úřad (finanční správa a podobně), vymazat je nesmíte. Předpokládáme, že se bude jednat o klienty v řádu jednotek, kteří budou Právo na zapomnění požadovat. Z toho důvodu nechystáme automatizaci tohoto procesu, nicméně váš požadavek zapracujeme v konkrétních případech v rámci technické podpory.

Právo na výmaz Na žádost klienta musíte být schopní vymazat veškerou aktivitu klienta - například to, kdy se přihlásil do svého klientského účtu a co tam dělal. Z naší analýzy vyplývá, že toto právo budou klienti využívat minimálně a pokud k tomu dojde, kontaktujte naši podporu a vyřešíme to individuálně.

Paniku nechejte na jindy

Je nám jasné, že zorientovat se v nové zákonné povinnosti není nic snadného. Pokud ale patříte mezi klienty CLUBSPIRE, počítejte s tím, že jsme připravení. Záleží už jenom na vás, jak možnosti našeho softwaru využijete. Budeme vás informovat o dalších novinkách a změnách. Sledujte proto náš blog, facebookovou stránku a také e-mail.